Make your own free website on Tripod.com

CATATAN KULIAH

MATA KULIAH: PERENCANAAN DAN PENGAWASAN

1.PERENCANAAN.

Menurut G.R.Terry unsur manajemen ada 4: POAC. Perencanaan pengawasan merupakan unsur manajemen. Perencanaan adalah : Keputusan untuk waktu yang akan datang, apa yang akan dilakukan, kapan dilakukan dan siapa yang akan melakuakan. Unsur administrasi ada 7 yaitu:

Organisasi terbagi atas 2:-Statis.

-Dinamis.

Ada suatu target yang akan dicapai yaitu program. Didalam suatu perencanaana ada 5 w dan 1h yaitu:- What, where, who, when. why. 3 kegiatan yang dilakuakn didalam perencanaan yaitu:

-What :

-Where:

-When:

-Who

-Why:

Perencanan bukan merupakn suatu tindakan melainkan suatu proses. Suatu proses yang masih mempuyai suatu tindakan –tindakan untuk menuju suatu tujuan. Tidak dibatasi atas startegi yang akan dilakukan sebelum diambil suatu kepuytusan karena bisa saja terjadi perubahan. Contoh: GBHN. Kebijakasanan untuk mencapai tujuan. Ada 2 komponen dalam perencanaan :

  1. Perencanan pesimis. Perencanaan yang tidak dapat dilaksanakn.
  2. Perencanan optimis. Terlaksana.

Definisi dan unsur-unsur perencanaan:

  1. Garth N.Jone. perencanaan adalah : Suatu proses pemilihan dan pengembanngan dari pada tindakn yang paling baik untuk pencapaian tugas.
  2. M.Farland. perencanan adalah : Suatu fungsi dimana pimpinan kemungkinan mengunakan sebagian pengaruhnya untuk mengubag dari pada wewenangnya.

Bagian atau unsur –unsur dari perencanaan:

-Hasil akhir (The ends). Spesifikasi dari tujuan atau sasaran yang akan dicapai dan bilamana kit akan mencapai.

-Alat-alat yaitu : Pemilihan dari kebijaksaan,startegi, prosedur, dan prakteknya.

-Sumber yaitu: Meliputi kwantitas mendapatakn dan mengalokasiakn bermacam macam sumber antara lain tenaga kerja keuangan.

-Pelakasanan.

-Pengawasan.

Didalam perencanan ada beberapa tipe:

Langkah –langkah dalam penyusunan perencanaan:

Proses perencanan stategi formal:

1.Pemahaman dan perumusan masalah. Untuk mempermudah manager untuk mengidenfikasi maka pertama kali :

  1. Pengumpulan dan analisa data yang relevan.

Pertama sekali manager harus mengumpulkan data apa yang diperlukan untuk memutuskan keputusan apa yang tepat untuk mendapatkan informasi yang tepat.

  1. Pengembangan alternatif.
  2. Kecendrungan untuk menerima alternatif keputusan yang pertma kali flexible sering mengidarkan pencapaian yang terbaik untuk masalah lainya. Pengembangan sejumalh alternatif memungkinkan manager menolak kecendrungan utuk membuat keputusanyang efektif.

  3. Evaluasi alternatif.

Utuk menilai efektifitas ada 2 kriteria :

Rencana – rencana operasioanal ada 2 Yaitu:

Ialah : Menentukan langkah kegiatan yang disesuaikan dengan situasi dan kondisi setempat dan selesai apa bila sasaran sudah tercapai (hanya satu kali pakai)

Tipe – tipe rencana tunggal ada 3 yaitu:

  1. Program yaitu : Serangkaian kegiatan yang mencakup luas yang dapat lihat didalamnya seperti langkah –langkah pokok untuk mencapai tujuan. Satuan program organisasi yang bertanggungjawab terhadap kegiatan urutan waktu dan untuk setiap tahap.
  2. Proyek adalah: Rencana yang sekali pakai yang merupakan bagian terpisah dari program. Proyek merupakan alat dari proyek yang efektif yang mempunyai ruang lingup terbatas.
  3. Anggaran adalah: Laporan sumber daya keuangan yang disusun untuk kegiatan –kegiatan tertentu dalam jangka waktu tertentu..

2.Rencana – rencana tetap.

Yaitu:Pendekatan –pendekatan yang standart untuk penangaan situasi –situasi yang dapat dppikirkan dan terjadi secara berulang-ulang.Wujud dari rencana tetap adalah:

  1. Kebijaksanan adalah: Pedoman untuk mengambil keputusan. Kebijakasanan batas dari penganbilan keputusan membuat keputusan apa yang diambil oleh seorang manajer.
  2. Prosedur adalah: Proses untuk diketahui apa yang akan dilakukan dengan demikian langkah –langkah itu menjadi suatu yang rutin dan tugas dari pada adm yang bertujuan untuk menyerderhanakan supaya tidak berbelit-belit.
  3. Aturan atau rulls adalah: Pernyataan atau ketetentuan bahwa suatu kegiatan tertentu tidak boleh dilakukan dalam melaksanakan aturan para anggota organisasi tidak mempunyai pilihan melainkan aturan tersendiri.

Kebaiakan rencana-rancana dari startegi:

  1. Memberikan pedoman yang konsisten bagi kegiatan organisasi.
  2. Membantu para manajer dlam pengambilan keputusan.
  3. Meminumkan kesalan karena sasaran dan tujuan dengan cepat dan tepat.

Kelemahan dari rencana Stategi:

  1. Memerlukan investasi waktu yang cukup lama dan biaya serta orang yang cukup besar.
  2. Cendrung membatasi organisasi hanya terdapat pilihan yang paling rasioanaldan bebas resiko.

Hambatan-hambatan dalam pembuatan rencana –rencana yang efektif:

  1. Kurangnya pengetahuan dalam berorganisasi.
  2. Kurangnya peb\getahuan lingkungan.
  3. Ketidakmampuan terhadap peramalan efektif.
  4. Kesulitan dari biaya.
  5. Takut gagal.
  6. Pengunaan dari SDM.

2.PENGAWASAN.

Pengawasan adalah: Proses pengamatan dari berbagai organisasi bahwa semua kegiatan yang dicapai dengan rencan selanjutnya. Sasaran pengawasan itu adalah untuk menunjukan kelemahan dan kesalahan dengan maksud untuk memperbaikinya dan mencegah aga tidak terulang kembali.Dalam pengawasan pendekatan tidak hanya dilakuakan secara taknik dan mekanistik tetapi digabungkan dengan pendekatan kepribadian dan pendekatan keprilakuan agar terjadi proses pengawasan yang mendapatkan hasi sesuai dengan harapan setiap organisasi.Ada beberapa hak yang bersipat fundamental supay pengawasan sesuai dengan rencana yaitu:

  1. Berorientasi kepada Efisensi.
  2. Berorientasi kepada Efektifitas.
  3. Berorientasi kepada Produktifitas.
  4. Pengawasan dilakukan pada saat kegiatan berlangsung.
  5. Pengawasan dilakukan karena sikap manusia yang tidak terlepas dari kesalahan.
  6. Pengawasan dilakukan sesuai dengan proses dasar pengawasan yang harus diketahui dan ditaati.

Jenis-jenis pengawasan.

  1. Pengawasan dari dalam adalah: Pengawasan yang dilakuakan oleh aparat atau unit dari organisasi itu sendiri yang dibertundak atas nama pimpinan atau organisasi.
  2. Pengawasan dari ektern adalah: Pengawasan yang dilakukan oleh organisasi yang dibentuk dari luar organisasi dan bertindak untuk organisasi itu sendiri atau pimpinan dan biasanya permintaan oleh perusahaan.
  3. Pengawasan prepentif adalah: Pengawasan yang dilakukan sebelum kegiatan dilaksanakan atau dikerjakan yang bertujuan untuk mencegah kesalan yang terjadi.
  4. Pengawasan represif adalah: Pengawasan yang dilakuakan pad saat kegiatan itu sudah berlangsung yang bertujuan untuk menjamin kelangsungan pekrejaan.

Beberapa kegiatan sistem dalam pelaksanan Represif.

1.Sistem Komperatif.

-Mempelajari laporan kemajuan dari pelaksanan pekerjaan dan dibandingkan jadwal rencana pelaksanaan.

-Membandingkan laporan –laporan hasil pelaksanan pekerjaan dengan rencana yang telah diputuskan sebelumnya.

-Adakah analisa terhadap perbedaan tersebut factor yang mempengaruhi.

-Buatlah penilaian.

-Buatlah keputusan terhadap usulan perbaikakannya maupun penyermpurnaan.

2.Sistem Preivikatif:

-Tentukan ketentuan yang berhubungan dengan prosedur pemeriksaan.

-Buatlah pemerikasaan secara priodik.

-Pelajari laporan perkembangan dari hasil pelaksanaan.

-Mengadakan penilaian.

-Putuskan tindakan untuk membuat suatu keputusan.

3.Sistem Insepktif adalah: Mengecek kebenaran dari suatu laporan yang dibuat dari pihak petugas pelaksanaan.

4.Sistem Investikatif adalah: Sistem yang dilakuakan dengan menitiberatkan terhadap penyelidikan atau penelitian yang lebih dalam terhadap masalah yang bersifat negatif dan mengambil keputusan.